En Microsoft SharePoint, un sitio es una colección de páginas web y aplicaciones que se utilizan para colaborar y compartir información. Un sitio de SharePoint puede tener diferentes secciones donde se guardan documentos, tareas, calendarios, multimedia (videos e imágenes) y más. Un sitio de SharePoint también puede tener diferentes permisos de acceso previamente configurado, lo que significa que puede controlar quién accede al contenido y administración.
En aspecto más técnico, un sitio de SharePoint o colección de sitios (Sitio raíz) es un conjunto de sitios que tienen relación entre sí, un sitio principal que puede tener subsitios que cuelgan de este. Algunas reglas y recomendaciones:
- Puedes crear varios sitios en la aplicación de SharePoint y por debajo de estos sitios más subsitios que tengan que ver con ese sitio principal.
- En cada sitio o subsitio tendrás tus aplicaciones, permisos (Heredados o personalizados), etc.
- No es recomendable crear muchos subsitios por debajo por tema de legibilidad y queda un enlace muy feo.
No te preocupes si aún se te dificulta porque durante todo el curso vamos haciendo ejemplo de los sitios de SharePoint.
¿Diferencia de sitio de comunicación y sitio de grupo?
Los sitios de comunicación son más adecuados para compartir información y trabajar en proyectos a gran escala, los sitios de grupo son más adecuados para el trabajo en equipo y la colaboración en proyectos más pequeños o cortos.
Para poder acceder a la administración de los sitios lo primero es tener privilegios de Administrador y tener acceso a la administración central de SharePoint. A continuación, te enseño como entrar y varias configuraciones interesantes de estos sitios y como administrarlos.
Resumen
Desde aquí podemos configurar muchos parámetros de SharePoint, algunas características importantes de esta administración son:
- Controlar si pueden crear sitios en SharePoint los usuarios o determinados usuarios.
- Nivel de permisos de empleados internos y externos.
- Poder compartir archivos fuera de la organización o no.
- Agregar el menú principal.
- Y más.
¿Qué es un subsitio?
Un subsitio de SharePoint técnicamente es un sitio puedes tener su propio diseño, apariencia y aplicaciones. Esto significa que, aunque se encuentra dentro de un sitio web principal, un subsitio puede tener una apariencia completamente diferente y funcionalidades específicas que se adaptan mejor a un propósito particular. Este subsitio esta ‘colgando’ por debajo del sitio principal.
Crear un subsitio en SharePoint es una manera de organizar y compartir información dentro de su organización y hacer una estructura. Un subsitio es un sitio independiente que se ubica dentro de un sitio principal pero que hacemos una separación porque este subsitio tiene previsto que va a crecer.
A continuación vemos:
- Como crear un subsitio.
- Permisos en el subsitio.
- Configurar permisos rotos o heredados.
Contenidos del sitio y aplicaciones
Los contenidos de un sitio SharePoint es donde vamos a encontrar todas las aplicaciones principales del sitio como biblioteca y listas estas guardan y alojan (documentos e imágenes, paginas, eventos y más). A continuación, te cuento para que sirven.
- 1. Listas: Fuente de datos que sirve para alojar y clasificar distinta información. Ejemplo: Empleados, productos, citas, etc.
- 2. Bibliotecas: Repositorio donde alojar los archivos: Su fuerte carpetas, versionados, personalizar permisos y los metadatos.
- 3. Web: Son archivos con extensión .aspx que se guardan en una biblioteca especial, tiene webparts (pequeñas aplicaciones dentro para editar la web).
- 4. Flujos de trabajo (Workflows): Sirve para hacer diversos cálculos y automatizaciones como envíos de Email principalmente con Listas y bibliotecas (Actualmente Microsoft 365 está reemplazando estos flujos por los de Power Automate , que también vemos en esta plataforma a fondo en su versión en la nube.
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