En este módulo, miramos lo esencial de una biblioteca en SharePoint que sirve para almacenar documentos, ficheros, estos pueden ser operados en conjunto por grupos de personas, tener versiones y más.

¿Qué es una biblioteca de SharePoint?

Una biblioteca de SharePoint es una poderosa aplicación para gestionar documentos los usuarios pueden cargar archivos, crear carpetas y subcarpetas, aplicar categorías (metadatos), asignar permisos y realizar otras tareas relacionadas con la organización y clasificación de los documentos. Además, ofrece funciones de versionado, lo que significa que se puede recuperar antiguas versiones de un archivo y rastrear los cambios realizados a lo largo del tiempo.

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Crear una biblioteca

Crearse una biblioteca no es ningún misterio y desde varias partes del sitio es posible o de la opción de ‘Contenidos del sitio’, usar bibliotecas permite tener acceso a una gestión de documentos en la nube.

A continuación, miramos las características básicas de una biblioteca de SharePoint:

• Crear una biblioteca.
• Consejo de columnas.
• Segmentar por carpetas.
• Subir archivos.
• Crear archivos online.

Version de archivos

Una de las características más útiles de una biblioteca de SharePoint es el control de versiones de archivos. El control de versiones de archivos permite a las organizaciones mantener fácilmente un historial de sus documentos, para que puedan realizar un seguimiento e incluso volver a restaurar anterior de un archivo si es necesario.

A continuación, te enseño como:

• Activar versiones de lista/biblioteca SharePoint.
• Activar Aprobación de documentos.
• Ve el historial de versiones.

Categorizar mi biblioteca por columnas

La categorización (metadatos) de archivos en SharePoint no es sencillo porque no hay ningún manual, pero a continuación te enseño lo básico y el apoyo de columnas en la biblioteca.

• Como crear una categoría con una columna SharePoint para archivos.
• Insertar categoría rápido.
• Filtrar por columna(categoría).
• Agrupar por categoría.

Enlaces de interés:

Para mayor profundidad está el curso de Listas y bibliotecas