Power Automate Tipos de Aprobaciones

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Uno de los temas más populares de Power Automate son las aprobaciones, vamos a ver a continuación que es y que tipos disponemos .

Power Automate Aprobaciones

¿ Qué es una aprobación ?

Saliendo un poco fuera de la tecnología un proceso simple de aprobación lo definiría en 3 pasos:

  1. Cuando una persona solicita a otra la aprobación es decir que apruebe o rechaza su solicitud, esa solicitud puede ser u formulario, documento, encuesta, etc.
  2. A la persona que le llega tiene que insertar una respuesta sobre la solicitud (comúnmente Aprobar o Rechazar).
  3. Se registra el resultado. (En tecnología se suele registrar en una fuente de datos acompañado de una notificación).
Proceso básico de una aprobacion

Tipos de Aprobaciones

Vamos a clasificar en 3 categorías para no perderse ya que se pueden hacer de distintas formas y combinaciones, según la necesidad del proyecto. Uno de los consejos que doy a mis alumnos de la escuela es cuanto mas simple mejor.

  • Aprobaciones con SharePoint: Se usa las columnas de SharePoint, y muy sutilmente se podría integrar con flujos de Power Automate, aunque se puede omitir Power Automate.
  • Aprobaciones (Approvals): Es una sistema de aprobaciones con tecnología de Microsoft que esta incrustada en aplicaciones como Power Automate, Teams y alguna más. Se puede sincronizar con otras aplicaciones como en el punto de abajo.
  • Approvals con SharePoint (Power Automate): Es un mix de ambas y sincroniza las aprobaciones con nuestra fuente de datos por ejemplo SharePoint o con cualquier otra fuente de datos. Es la mas compleja al involucrar mas de 1 tecnología dentro de Power Automate.

Aprobaciones con SharePoint

SharePoint es uno de los grandes productos de Microsoft 365 usado por las empresas para crear Intranets, y tiene 2 aplicaciones muy top para guardar información o documentos.

  • Lista: Se usa para organización por dentro es una base de datos, tiene también un formulario incrustado.
  • Bibliotecas: Se usa exclusivamente para guardar documentos.

Analizamos en profundidad estas 2 aplicaciones cada vez mas potentes para clasificar la información, en el curso de Listas y bibliotecas.

Aprobaciones nativas de SharePoint

Dispones de aprobaciones nativas de SharePoint , sin necesidad de un flujo ni ninguna otra tecnología y para activarlo en la configuración de la lista o biblioteca activa la aprobación de contenido.

Ejemplo de un aprobaciones con solo SharePoint.

El funcionamiento para quien puede aprobar y rechazar es mediante los permisos de SharePoint. En el curso de Aprobaciones lo vemos con detalles.

Aprobaciones en SharePoint con Power Automate

Si se te queda corto solo el uso de SharePoint , puedes apoyarte de Power Automate para distintos cálculos, notificaciones.

Conclusiones de las aprobaciones con SharePoint

Es de mis favoritas, las listas y bibliotecas te dan una arquitectura de vistas, aprobaciones, permisos que debería de ser suficiente.

Puedes apoyarte de Power Automate pero mi consejo es que evites la combinación con Approvals, salvo que lo necesites porque añade mas complejidad a tu proceso al involucrar mas tecnología.

Aprobaciones con Approvals

Esta tecnología es nueva, a nivel técnico es una base de datos que puede adjuntarse documentos y esta incrustada como aplicación en Power Automate y Microsoft Teams.

Approvals en Teams

Si abrimos Teams y añadimos la aplicación de Approvals nos encontramos con el siguiente panel:

Approvals desde Microsoft Teams
Ejemplo de cuando creo una solicitud

Desde la aplicación en Teams tengo la posibilidad de crear solicitud, administrar solicitudes y la posibilidad de crear plantillas.

Es una aplicación muy completa la que han hecho dentro de Teams , tiene su propia base de datos (Dataverse), no es necesario insertar otra fuente de datos y se puede usar solo este sistema para el cometido.

Approval en Power Automate

En las acciones de Power Automate dispones también de la aplicación de Approval, aquí puedes gestionar tus peticiones asignadas, pero curiosamente por ahora no te deja crear nuevas solicitudes , como si deja en Teams.

Interfaz de gestión de aprobaciones en Power Automate

Dentro de la interfaz puedes ver las recibidas, las que enviaste y el historial de las completadas.

También puedes aprobarlas y rechazarlas.

Aprobación de approvals en Power Automate
Ejemplo de ver y aprobar una petición en Power Automate

Para automatizar un proceso y crear una aprobación puedes crear un flujo con Power Automate y asignarlo.

Crear un flujo y asignar

Te comenté que no se puede solicitar dentro de la interfaz de Power Automate peticiones al contrario en Teams desde la aplicación.

Lo que se puede es crear flujos automatizados conectadas a otras aplicaciones y crear un sistema de aprobación, bueno varios sistemas.., todos ellos lo repasamos en el curso de Aprobaciones.

Ejemplo aprobación simple

Conclusiones Approvals

Una aplicación con una tecnología muy interesante pero me da la sensación que crece muy poco a poco, no recibe apenas novedades pese a que es muy usada y no ofrece apenas personalización, salvo en las plantillas de Teams.

Aprobaciones mixtas SharePoint con Approvals

Es la que menos recomiendo si te no te quieres complicar pero a veces es necesario juntar tecnologías porque uno tiene bondades que el otro no tiene y viceversa.

Approval con SharePoint pueden llevarse bien o mal

Por ejemplo con un cliente tuve que usar SharePoint + Approvals, el motivo es que gestionaba la documentación en una biblioteca, y en algunas aprobaciones requiere de que lo aprueben todos los integrantes del grupo asignado, cosa que tiene Approvals y me iba bien dicha opción así que fui a sincronizarlo con SharePoint, también hay que contemplar la gestión de errores, ganaba mucha funcionalidad y personalización pero como contra complicaban mas los flujos por lo menos para el cliente que su nivel era principiante en los flow.

Conclusiones de Approval con SharePoint

Son 2 aplicaciones muy grandes, y hay que tener buenas nociones para usar en conjunto ambas tecnologías para no hacer cosas desastrosas, con experiencia de las herramientas se puede llegar a hacer geniales sistemas de aprobaciones :).

Tip: Aprobaciones simuladas

Hay otro tipo de aprobación que me gusta mucho, y es usar una simulación de Approvals con la tecnología Adaptive Card que permite crear una tarjeta totalmente personalizada con JSON y enviar el contenido a cualquier sitio.

Adaptive card approbacion

Seria crear una tarjeta de aprobación muy parecida a la que crea la approval, e insertarla en el envió de correo como si fuese una aprobación, esta simulación es de mis preferidas, pero requiere un nivel alto del JSON ya que hay que configurar el envió de parámetros y la estructura de este.

Lo enseño a los alumnos paso a paso en el PowerTutorial Adaptive Cards con POWER Automate (Personalizar Aprobaciones)

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