Ejecutar Power Automate desde botón SharePoint

InicioPower PlatformEjecutar Power Automate desde botón SharePoint

En este articulo vamos a ver como podemos insertar botón Power Automate en SharePoint sea una lista o biblioteca y lanzar nuestro flujo asociado a nuestro elemento o archivo. Este tipo de flujo es manual, si quieres saber más sobre los tipos de flujos pulsa aquí.

Boton Power automate en SharePoint

Lista o biblioteca de SharePoint

Lo primero es tener ya creada nuestra Lista o Biblioteca de SharePoint , importante que este en modo moderno, en vistas clásicas no es funcional la integración del botón con Power Automate.

Ahora crea y guarda una columna de tipo texto que es donde vas a alojar el botón.

crear columna de texto sharepoint
Ejemplo de crear columna de texto

De momento lo dejamos aquí, te quiero dar unas anotaciones importantes en tu flujo manual.

Flujo Manual en Power Automate

Antes de crear un tipo de flujo, ya te comenté al principio que es para flujos manuales este método. Aunque es cierto que se puede insertar cualquier tipo de flujo pero no tiene mucho sentido que sea automático ya que no puedes pasar parámetros.

Ir a crear flujo y pulsar en Instant cloud flow (Flujo de nube automatizado). Entonces si quieres interactuar con nuestro registro (elemento o archivo), dispones de este tipo de desencadenadores (triggers), el que contiene la palabra archivo es para biblioteca y elemento para lista.

desencadenadores manuales sharepoint
Desencadenadores SharePoint

Dentro de este flujo puedes hacer cualquier uso, aprobaciones, notificaciones, etc. Yo tengo una simple aprobación dentro del flujo.

Permisos de la ejecución del flujo.

PowerNota 1: Debes compartir el flujo a las personas que vayan a ejecutar el flujo, también en este tipo de flujos tienes la opción de compartirlo a la lista/biblioteca si va a ser para las personas con acceso a esta.

Ejemplo de compartir flujo a una lista de SharePoint

MiniNota: Usar la opción de compartir a una lista/biblioteca entera de SharePoint, he tenido que dar permisos elevados en SharePoint a los usuarios de Diseño o control total para que pueda ejecutarlo sin problemas, no me gusta mucho dar permisos elevados así que optaría por compartir el flujo por usuarios o grupos.

PowerNota 2: Ten en cuenta que el usuario que lance el flujo necesitará permisos para ejecutar todas las acciones del flujo. Ejemplo: si actualiza el elemento para cambiar el estado, necesita permisos de colaborar o edición en SharePoint. Si solo es enviar la información a un correo con permisos de Leer seria suficiente.

Si quieres saber mas sobre los permisos de SharePoint en el curso lo vemos a fondo.


Botón Power Automate en SharePoint

Ya tienes configurado lo principal la lista/biblioteca y desarrollado el flujo.

Ahora vamos a insertar el botón con código JSON llamando al flujo. Copiar el siguiente fragmento:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "button",
  "customRowAction": {
    "action": "executeFlow",
    "actionParams": "{\"id\": \"e34c90b7-a676-4368-84aa-c47288239511\"}"
  },
  "attributes": {
    "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
  },
  "style": {
    "border": "none",
    "background-color": "purple",
    "cursor": "pointer",
    "color": "white"
  },
  "children": [
    {
      "elmType": "span",
      "attributes": {
        "iconName": "Flow"
      },
      "style": {
        "padding-right": "6px"
      }
    },
    {
      "elmType": "span",
      "txtContent": "Enviar aprobación"
    }
  ]
}

De momento puedes pegarlo en un bloc de notas y los parámetros colores tendrás que cambiar el valor, los que están en verde son opcionales. Pero el mas importante es el que te he marcado en azul que es el que vas a modificar para llamar al flujo.

Para conseguir el id ve al flujo, entra y al final del enlace entre las palabras shared y details.

Id de mi flujo

Una vez copiado lo reemplazas en el fragmento de código recuerda que al final del id tiene que estar la barra invertida \ como en el código de ejemplo.

Insertar botón en la columna de SharePoint

Ahora ir a SharePoint, pulsar sobre la columna adicional que habías creado de texto y pulsar en configuración de columnas > Dar formato a este columna.

Formato JSOn columna SharePoint
Entrar formato JSON columna SharePoint

Ahora, te sale en la parte derecha la siguiente pantalla, asegúrate de que estas en la sección ‘Aplicar formato a estas columnas‘ y que esta seleccionado la columna donde quieres insertar el botón, si no te sale para pegar el código abajo tendrás un enlace que pone ‘Modo avanzado’.

JSON columna SHarePoint avanzado

Y pulsar en guardar, puedes pulsar en vista previa para ver como quedaría tu botón.

Nota: si no te sale habilitado el botón de guardar, tienes un error en el código JSON, compáralo con el que te deje de ejemplo arriba.

VideoTutorial Insertar botón Power Automate en SharePoint

Si eres millennian como yo y lo quieres en video aquí tienes el tutorial.

Contenido relacionado.