¿Qué es SHAREPOINT? y PARA que sirve

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Recuerdo cuando empecé en este mundo y empezaba a pilotar listas, bibliotecas en la empresa en la que trabajaba. Aun no me quedaba del todo claro que es SharePoint y para colmo la información oficial de Microsoft te contaba demasiadas cosas que no tenían nada que ver, ahora en su pagina web lo han simplificado pero a tal extremo que falta información a la documentación.

Así que en las siguiente líneas a parte de definir y saber en casos se usa Sharepoint, vamos a ver también las aplicaciones mas importantes y que puestos de trabajo hay actualmente sobre esta herramienta.

Que es microsoft sharepoint

¿Qué es SharePoint?

Es una aplicación de Microsoft que nació como repositorio de documentos y colaboración entre usuarios a día de hoy se sigue usando principalmente para esto, pero con otras funciones añadidas como aplicación de paginas web, formularios, clasificación de datos en listas de SharePoint, portal de noticias, etc. Es decir principalmente para una Intranet en la empresa, vamos a ver a continuación que es una Intranet.

¿Para que sirve?

Un ejemplo simple de su utilidad en un caso  «En la empresa de Jaimito entre compañeros se compartían ficheros por e-mail pero esto es un caos entre tantas versiones, correos que se olvidan y demás. Entonces descubrieron una herramienta Biblioteca donde podían compartir estos ficheros generándose versiones y tienen toda organizado, pueden personalizar permisos e incluso hacer desarrollos en la pagina web para que sea mas interactivo con el usuario. Se dieron cuenta que esta herramienta es de Sharepoint»

En la empresa Jaimito se hizo de oro al ganar productividad entre sus empleados al ver como se ahorraban horas de trabajo, y entre compañeros tienen una mejor comunicación online con una estructura mejor organizada. Esto es un ejemplo y una de las muchas ventajas que podríamos ganar en productividad con SharePoint.

Conclusión

Para que se usa SharePoint , es un espacio de colaboración en una empresa , donde los empleados comparten archivos y lo tienen controlado, documentación, tienen eventos, usan herramientas web internas de la empresa, automatización con los flujos de trabajo (WorkFlow) todo esto es una Intranet que es para lo que se usa Microsoft Sharepoint principalmente hoy en día, también es posible usarlo de Extranet. Más adelante vamos a introducirnos en las aplicaciones mas usadas de esta plataforma.

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Diferencias Sharepoint Online y Sharepoint OnPremise

Actualmente tenemos 2 versiones de SharePoint bien diferenciadas y que cada una tiene sus ventajas y desventajas , te lo cuento todo en el siguiente video:

Usa SharePoint Online

  1. Si tu empresa no es muy grande.
  2. Quieres lo ultimo de Microsoft.
  3. Las ultimas actualizaciones son automáticas.
  4. Quieres abaratar costes.
  5. No te importa no poder personalizar todas las opciones de Sharepoint.
  6. Cierto limite en la Administración estándar de Sharepoint Online.

Usa SharePoint On-Premise

  1. Si tu empresa es grande.
  2. Queréis una Intranet lo mas rápida posible.
  3. Las actualizaciones y parches son desplegadas manualmente.
  4. No importa los costes y mantenimiento.
  5. Máxima personalización.

Aplicaciones más importantes de Sharepoint

Actualmente tenemos muchas aplicaciones en SharePoint ya que estas se pueden personalizar bastante sobre todo hablando de Webs. Pero las mas importantes y oficiales son estás 3  (Listas, bibliotecas, webs) ya que en cualquier aplicación nativa de SharePoint tiene que estar hecha con base de alguna de estas.

Listas

Las listas de SharePoint son tabla de datos donde se guarda información, la vamos a usar como si fuera una base de datos pero recuerda que no lo es, es tan parecido que incluso se puede relacionar varias listas entre si con la columna ‘Busqueda’. Por ejemplo de usos comunes tener un listado de procesos de selección en la empresa, una lista de un departamento por ejemplo de Becarios, solicitud materiales, etc.

Estas tablas (Listas)  podemos agregar varios tipos de columna para guardar información, pueden ser de tipo texto, elección (Dropdown desplegable), persona, fecha y muchas más, estas son las mas importantes.

Esta lista cuando creamos o editamos o vemos un elemento (fila) es una aplicación de formulario también:

Lista en Sharepoint

Este formulario es poco personalizable si usa la versión moderna con JSON por defecto, y en vista antigua va a ser sencillo inyectarle Javascript , html, css y más. Actualmente la personalización de estos formularios se hacen en Power Apps (lo incluye gratis para SharePoint Microsoft 365 versiones de Empresa).

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Bibliotecas

Las bibliotecas en Sharepoint son repositorios donde vamos a guardar documentos (ficheros), estos documentos pueden ser de todo tipo de extensiones (Word, PDF, jpg, png, exe, y un gran etc) hasta las paginas web de sharepoint se almacenan en estas bibliotecas, este es uno de los grandes fuertes de sharepoint ya que así como has visto tenemos en un único sitio todos nuestros ficheros, ordenados, clasificados y con su versionado.

Estos repositorios (bibliotecas) también contienen columnas, no se suelen usar tanto porque el foco principal es el documento pero es común crearlas para categorizar mejor o para insertar un estado de aprobación del documento.

Ejemplo biblioteca en Sharepoint

Una opción que también comparte con su hermana gemela (lista)  es que también cuenta con versionados, aquí en bibliotecas es aun mas importante porque en los documentos a veces tenemos información confidencial o sensible, y siempre conviene tener un respaldo antiguas versiones por si queramos consultarlo o restaurarlo, es decir cada vez que actualizamos el documento por detrás se genera una antigua versión por si queramos recuperarla.

Paginas web

Una de las aplicaciones estrella de SP y lo que mas se personaliza son las paginas web en Sharepoint. Estas paginas web muchas veces actúa como portal de noticias en la empresa,  aplicaciones a medida. Estas paginas web son de extensión .aspx y se pueden editar mediante la propia pagina mediante módulos que se llaman ‘WebParts’.

Pero muchas veces se pueden quedar corto estos ‘WebPart’ y si queremos desarrollar una aplicación o diseño a medido requerimos de meternos con código: se puede desarrollar en varios lenguajes de programación C# , HTML, CSS, Javascript . Actualmente las paginas modernas el desarrollo se hace con Sharepoint Framework (REACT).

Pagina web de sharepoint

Permisos en SharePoint

Un aspecto muy importante en SharePoint son los permisos, todas estas aplicaciones de SharePoint cuentan con ellos, incluso su padre que es el sitio el que engloba  estas aplicaciones, también las filas (elementos) de las listas, o incluso los archivos de las bibliotecas también tiene sus permisos por defecto este heredan del padre (lista o biblioteca).

Se ha dado importancia la seguridad y podemos controlar que personas o grupos tienen acceso a que y como, puedo estar escribiendo mil palabras y no terminaría sobre cada apartado pero estos permisos principalmente tienen varios niveles te comento los mas importantes:

  • Lectura (Leer): El usuario puede ver y descargar ficheros.
  • Colaborar (Editar): El usuario puede ver, descargar ficheros ,agregar ficheros/elementos y borrar.
  • Control total (Propietario): Tiene todo de Colaborar y puede administrar ciertas características del sitio y gestionar los permisos.

Flujos de trabajo (WorkFlows)

Los flujos de trabajo conocido como WorkFlows y en modernamente conocido como Flows en Power Automate: Son procesos que automatizan tareas repetidas, algunos ejemplos de miles que tenemos: avisar por correo cuando alguien cree un elemento , aprobación de un archivo, enviar adjunto a un repositorio , etc..

WorkFlows

Antiguamente y se sigue usando a día de hoy bastante, sobre todo en Sharepoint On-Premise tiene su motor de flujos que se puede desarrollar en .Net y Sharepoint Designer 2013, tienen cierta limitaciones ya que solo podemos jugar con solo el entorno de Sharepoint , sitio, tipos de contenido , listas, bibliotecas, tareas, envíos de email y ciertos cálculos y funciones.

Power Automate (Microsoft Flow)

Actualmente la tendencia es usar Power Automate para SharePoint Online, ya que tenemos mas de 300 conectores y varias aplicaciones a  la que conectar, una interfaz mas amigable y muchas mas funciones que los antiguos flujos. Esta aplicación ya no es un motor de SharePoint que iban muy relacionados. Es una aplicación totalmente nueva y que se usa mucho, tanto en el entorno Microsoft 365 y aplicaciones de terceros, en este enlace te dejo todos los conectores.

Puestos de trabajo en SharePoint

Actualmente tenemos 3 puestos de trabajo especializados en Sharepoint, si eres un trabajador de oficina te habrá tocado algo de SharePoint pero no es el rol principal de un usuario de oficina aunque le viene bien saber el funcionamiento a nivel usuario. Se dispone de distintos perfiles muy especializados en esta aplicación y son los siguientes:

Programador/Desarrollador/Consultor SharePoint

El más demandado por las empresas ya que muchas requieren personalizar distintas partes de la aplicación sobre todo en las paginas web, personalizar y mejorar la productividad entre los empleados.

Es en el que mas ofertas hay y requiere de conocimientos en programación  y tener conocimientos solidos en SharePoint.

Administrador SharePoint

Un perfil encargado en tocar las tripas de SharePoint tal vez  Windows Server, realizar configuraciones adicionales, configuraciones de seguridad, parches y conocer la Base de datos,

Si se trabaja con Microsoft 365 lo mas seguro que también se tenga que encargar de la Administración de Office 365 ya que la administración de SharePoint es muy limitada y sencilla aquí, aunque lo mas seguro que acabes siendo un mix junto a ser desarrollador.

Arquitecto SharePoint

Una persona con muchos años de experiencia que abarca en su gran mayoría casi todo, entiende bien la arquitectura de las aplicaciones y diseña soluciones según los requisitos del cliente se puede decir que son los 2 puestos anteriormente mencionados.

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14 Comentarios

  1. Muy buen resumen!!

    Responder
      • Buen artículo se nota sabes demasiado del tema. Sharepoint , PowerApps, Power automate etc
        Saludos gurú

        Jorge Macías

        Santiago de de Chile

        Responder
  2. Hola haz pensado sacar un curso de Sharepoint 2016 On Premise en Udemy.

    Responder
    • Hola Juan gracias por comentar, el que tengo subido de Fundamentos le sirve practicamente el 90% del curso al 2016. No tengo pensado subir más de SharePoint On premise

      Responder
  3. Buenos días
    Por favor necesito me indiquen como descargar el contenido
    Muchas Gracias!

    Responder
    • Hola Andres,

      Es un blog de lectura que se puede leer, tienes botones abajo para compartir el contenido.

      Un saludo.

      Responder
  4. Excelente documento entendible y práctico para nuestro desarrollo. Felicidades Alejandro por compartir tus conocimientos, te sigo también por YouTube como soporte de aprendizaje.

    Responder
  5. excelente resumen.. muchas gracias

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  6. Hola Alejandro. Creo que somos afortunados de haber encontrado este contenido completo, muy bien redactado y sencillo de entender. Gracias por tus aportes.
    Ya tengo en mente un proyecto en base a sharepoint.

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