¿Qué es Power Automate Cloud?

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Power Automate es una herramienta que empezó siendo 100% cloud pero ha medida que ha ido creciendo se ha ido expandiendo en más ramas, en este post nos centramos en la rama que nació ‘Power Automate CLOUD

Que es Power Auomate

¿ Qué es Power Automate Cloud?

Power Automate cloud como bien dice la palabra ‘cloud‘ si la traducimos es la parte de la nube de esta herramienta. Y nos ayuda a conectar varias aplicaciones online entre sí para realizar tareas automatizadas.

Ejemplos: programar envíos de email en determinadas circunstancias, actualizar, crear registros de una base de datos, realizar aprobaciones de solicitudes por parte de empleados en la empresa y un sin fin de cosas más.

¿ Por qué utilizar Power Automate en nuestra empresa si uso Microsoft Office 365 ?

Si tienes en tu empresa Microsoft 365, tienes muchas razones para empezar a usar esta herramienta, aparte que lo tienes incluido en tu plan, tienes acceso a muchos conectores, aquí te enumero las razones.

  1. Gratis parcialmente en Microsoft 365 Empresa.
  2. Automatizar procesos dentro de la organización.
  3. Conectar y sincronizar múltiples aplicaciones entre ellas.
  4. Ahorro de tiempo.

¿ Por donde empezar ?

Al principio del post ya te enumere algunos ejemplos, sincronizar base de datos, envió de correos electrónicos automatizados, mover documentos adjuntos y un sin fin de posibilidades.

Pero para que te hagas una idea de las posibilidades lo mejor es echar un vistazo a las plantillas, vamos a office.com , pulsa sobre el icono de Power Automate y pulsa en la parte izquierda en plantillas o ‘Templates’ en inglés.

Ya te puedes hacer una idea del potencial y para que tipo de automatizaciones puedes hacer y sacar provecho, también es una buena manera de empezar con este tipo de plantillas ( Aunque algunas están ya desactualizadas).

Ese no es todo su potencial, tu puedes hacer automatizaciones desde cero sin ninguna plantilla.

¿ Qué debo saber antes de empezar ?

Antes de entrar y crearte un flujo como si ya sepas de que va todo, es conveniente saber que cada cajita de acción dentro de un flujo que se ejecuta, lo hace con unas credenciales de usuario. Por ejemplo si me conecto a Microsoft Teams para hacer una publicación, se conecta con una cuenta de usuario esta acción, dependiendo de que tipo de flujo sea esta cuenta de usuario puede ser dinámica o fija ya vemos este concepto mas adelante.

Tipos de flujo en Power Automate Cloud

En Power Automate tenemos varios tipos de flujo , como estamos hablando de ‘Cloud’, actualmente tenemos 3 tipos distintos aquí:

  • Automatizados
  • Manuales (Instantáneos)
  • Programados

A continuación uso el termino desencadena, cuando se inicia por primera vez un flujo.

Flujos Automatizados

Este tipo de flujo es el que más se usa, aparte de que llama la atención por el nombre , mira a continuación los motivos.

Uso mas común

Cuando queremos sincronizar de forma más automatizada posible nuestra secuencia de flujo, y no tenemos que lanzar manualmente el flujo.

Ejemplo de uso y desencadenador

Este tipo de flujo se desencadena (lanza) cuando detecta un evento en una aplicación, por ejemplo, se ha creado modificado un registro en nuestra base de datos (muy común una Lista/Biblioteca de SharePoint), cuando ha detectado una respuesta (envió de un formulario de un formulario de Microsoft Forms, cuando me envían un email con adjuntos a mi buzón.

¿ Credenciales en la ejecución de flujos automáticos?

Te comenté al principio del post que cada acción de la caja si se conecta a una app, lo tiene que ejecutar un usuario si o si o por lo menos una cuenta valida de la aplicación.

En este caso las credenciales del usuario que lo ejecuta por defecto es el propietario del flujo, aunque podemos cambiarle las conexiones de quien lo ejecute, siempre lo ejecutará un único usuario y será fijo, no cambiara salvo que entremos al flujo a editarlo.

Flujos Manuales o Instantáneos

Este tipo de flujos son especiales, hay un tipo de flujo que las credenciales del usuario se ejecutan dinámicamente pues es este.

Uso más común de flujos manuales

Cuando queremos tener en un botón la acción de ejecutar un flujo por distintos motivos.

Ejemplo de uso y desencadenador

Este tipo de flujo se desencadena (lanza) cuando alguien presiona un botón.

Ejemplo 1: Tengo una lista de SharePoint y tengo un botón para generar un documento PDF con este botón.

Ejemplo 2: Tengo una aplicación de Power Apps y quiero tener flujos vinculados a este, Primero realizado la conexión al flujo y lo vinculo al botón.

¿ Credenciales en la ejecución de flujos manuales ?

Aquí esta el juego de este tipo de flujos y que se diferencia de los demás tipos de flujos, este flujo por defecto va a lanzarse con las credenciales del usuario que pulsa el botón, es decir es dinámico.

Es cierto que en la configuración del flujo se puede cambiar a que su ejecución sea fija, aunque no en todos los flujos manuales ya que tienes distintos de flujos manuales: Flujos para SharePoint, Power Apps, dentro de Power Automate, etc.

Flujos programables

Los flujos programables de Power Automate no son los mas exitosos ya que se usan en casos muy concretos, pero son también muy interesante, a continuación te lo enseño.

Uso más común de flujos programables

Cuando se requiere que se lance a una determinada fecha y hora y pueda tener una frecuencia y haga ciertos tipos de comprobaciones (mas común en fuentes de datos).

Ejemplo de uso y desencadenador

Este tipo de flujo se desencadena cuando llega a una fecha y hora determinada que se le haya programado anteriormente, y puede tener una repetición con periodicidad (frecuencia) definida.

Ejemplo 1: A partir del 1 de Enero, todos los lunes se comprobara con un flujo programable las altas de empleados durante la semana y se envía en una tabla a modo resumen.

Ejemplo 2: A partir de mañana, cada día se hará un comprobación periódica de los cumpleaños de nuestros empleados y enviarles una felicitación vía E-mail.

¿ Credenciales en la ejecución de flujos programables ?

Al igual que lo flujos automáticos, este tipo de flujo se ejecuta un único usuario fijo en las cajas de acciones que se conectan a una aplicación.

Conclusiones

Power Automate Cloud es especialmente útil ya que nos ahorra tiempo en hacer tareas repetitivas en aplicaciones online y ahorrarse tiempo en una empresa es igual a dinero. Así que este tipo de herramientas están muy bien vistas en negocio.

También si tu empresa tiene alguna licencia de Microsoft ya sea Dynamics 365 o Microsoft 365 seguro le sacas mucho provecho, se lleva muy bien con las aplicaciones del entorno de Microsoft , y no solo estas si tienes comprada alguna licencia por usuario puedes conectarla externamente casi a cualquier aplicación.

Anímate a usarlo en la empresa ya tienes una base con este resumen, este tipo de cosas solo te lo cuentan aquí en Trabajar Digital ni en el Learn de Microsoft lo tienes. Evidentemente hay más fundamentos importantes que hay que saber y lo repasamos todo lo fundamental en el curso de Power Automate Cloud desde Cero .

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