02. Aprobaciones con SharePoint

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SharePoint es una poderosa herramienta muy utilizada por organizaciones de todo el mundo para administrar, almacenar y compartir sus documentos. Una de las características clave de SharePoint es su capacidad para optimizar y automatizar varios procesos comerciales, incluidas las aprobaciones. Las aprobaciones son un aspecto crítico del flujo de trabajo de cualquier empresa y, a menudo, pueden llevar mucho tiempo y ser tediosas su desarrollo.

Las Aprobaciones nativas de SharePoint

Miraremos al principio de esta lección como hacer aprobaciones nativas hasta integrar aprobaciones con flujos con Power Automate & SharePoint.

Introducción



Aprobación Nativa SP (Sin flujos)

Dispones de la posibilidad de nativamente aprobaciones con solo SharePoint te lo enseño a continuación.

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Aprobación automática sencilla

Podemos simular una aprobación con un pequeño flujo sin necesidad de usar la tecnología de approvals, solo con herramientas básicas que me ofrece la plataforma tengo un sistema de aprobación simple.

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Enviar aprobación manual

Tambien dispones de la posibilidad de enviar aprobaciones de forma manual desde un boton que lo solciite el usuario.

En primer lugar, debe crear un flujo para el proceso de aprobación instantáneo o manual. El flujo debe contener una secuencia de pasos que te ire ayudando mas abajo, para que los usuarios puedan solicitar aprobación. Una vez creado el flujo, debe conectar el flujo a SharePoint para que los documentos sean aprobados. Te lo cuento todo en este video.

Las ventajas o diferencias de lanzar un flujo manual como este caso:

  • Las credenciales de los envíos de correos los envía el usuario que lo ejecuta.
  • Se lanzan al instante las ejecuciones.

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Extra: Evitar que se modifique columnas especificas.

Aunque SharePoint no tiene permisos de columnas, puedes evitar que otras personas la modifiquen con unos pequeños tips, como por ejemplo el estado de la aprobación no nos interesa que sea modificado fácilmente.

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Aprobación con Lista independiente de aprobaciones | Parte 1

Una lista de solicitudes y otra de aprobaciones que esté relacionada y cada grupo tenga permisos de edición en la que le corresponda.

Aquí te expongo mi idea:


Configurar listas SharePoint y grupos | Parte 2

En esta parte haremos la configuración de las listas SharePoint y los grupos, para preparar el sistema de flujos en la próxima lección.

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Configurar Flujo para lista relacionada | Parte 3

Aquí te enseño como configurar el flujo para que el sistema de aprobaciones solo pueda modificarlo el grupo de aprobadores.

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Enlaces de interés

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👨‍💻Nivel:

Todos los niveles

🕛 Duración:

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26 m

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