A medida que las empresas continúan creciendo y expandiéndose, se vuelve cada vez más frecuente contar con elementos o documentación con Listas y Bibliotecas en SharePoint estar al tanto de las fechas y plazos importantes. Ya sea el vencimiento de un contrato o la fecha límite de un proyecto, el incumplimiento de estas fechas puede ocasionar pérdidas y daños en la empresa. Afortunadamente, la tecnología ha hecho posible automatizar estos recordatorios. En esta publicación de blog, exploraremos la función de enviar recordatorios antes de que se cumpla la fecha marcada en una columna de SharePoint.

Flujo Programable – Recordatorio de fechas

Para las comprobaciones de que falten x días , semanas o meses. Cada día se hace la comprobación.

Crear Array con los tiempos de recordatorio

Ahora voy a crear un array, con los tiempos de anticipación para que me recuerde la fecha, puede ser dias, semanas, meses…, es totalmente personalizable.

Nota: El valor del periodo es importante que sea en ingles.

[
  {
    "Periodo": "Day",
    "Numero": 1
  },
  {
    "Periodo": "Week",
    "Numero": 1
  },
  {
    "Periodo": "Month",
    "Numero": 1
  }
]

Obtener elementos con fecha de vencimiento

Ahora nos toca obtener todos los elementos que cumplan dichas fechas anticipadas con la siguiente expresión dentro de «Filter Query».

Filtro con Fecha Universal
addToTime(utcNow(), int(item()?['Numero']), item()?['Periodo'], 'yyyy-MM-dd')

Nota: Si cuando lanzas el flujo la fecha universal es un día antes o un día después, tienes que aplicar la conversión a tu zona horaria.

Consultar horario universal actual.

Filtro con Fecha de mi región
addToTime(convertTimeZone(utcNow(),'UTC','SA Pacific Standard Time','yyyy-MM-dd') , item()['Numero'], item()['Periodo'], 'yyyy-MM-dd')

Enviar Notificación

El envió de la notificación que la fecha de vencimiento va a caducar puede ser por cualquier medio, yo usare el envió de correo con Outlook.

Video Tutorial Multiple Recordatorio de fecha de vencimiento

Mas sobre Power Automate

Si estás dispuesto a dar un paso más haya con Power Automate & SharePoint, tener el contenido organizado por módulos y un foro de dudas te invito a suscribirte a la Escuela Digital:

1. Sin permanencia.
2. Disponible las 24 h del dia.
3. Foro privado para dudas.
4. Bonus PowerTutoriales.