Importar EXCEL a PLANNER

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Excel es una poderosa herramienta para crear, editar y almacenar datos. Con Microsoft Power Automate, los usuarios pueden importar fácil y rápidamente datos de Excel a Microsoft Planner, una herramienta de gestión de tareas en equipo. Esto permite a los usuarios crear, editar y administrar tareas y otros datos relacionados con el proyecto de manera rápida y eficiente. Con Power Automate, los usuarios pueden automatizar rápida y fácilmente su flujo de trabajo, ahorrar tiempo y optimizar sus procesos. Analizaremos las características de Power Automate, cómo configurarlo y algunas prácticas recomendadas para garantizar cargas automatizadas exitosas.

Migrar excel a planner

Configurar excel

En nuestro excel ya tenemos preparado el nombre de las columnas y los valores que quiero importar.

Convertir a tabla

Para que lo lea Power Automate tiene que estar en formato tabla, selecciona toda la tabla, en excel ve a Inicio y dar formato como tabla.

Una tabla de excel
Ejemplo de formato tabla en excel

Nota: Recuerda si quieres importar fechas a Microsoft Planner, en las columnas de excel dale un formato de fecha.

Subir excel a la nube

Para que Power Automate lea las filas de excel tiene que estar subido a una aplicación en la nube, por ejemplo OneDrive o SharePoint (hay mas), yo lo subí a OneDrive.

Grafico excel en onedrive

Flujo importar excel a Planner con Power Automate

Me creo un flujo de tipo manual (instantáneo) para poder lanzarlo cuando quiera, y obtengo todas las filas de excel con la siguiente acción, especificando que viene de OneDrive, seleccionando la ruta y mi tabla

obtener todas las filas excel con power automate
Obtener filas excel

La siguiente acción a incorporar es crear tarea (Create task) de Microsoft Planner, inserto algunas columnas como Nombre Tarea y el asignado, automáticamente se mete en un bucle porque detecta que puede venir en un array de varias filas.

accion crear tarea en planner de power automate
Crear tarea en planner con Power Automate

Insertar fecha en la columna de Planner

Planner tiene 2 columnas que son de fecha : Fecha de inicio y Fecha de vencimiento, en la configuración de excel te dije que es importante que estuviera en formato fecha para que no de error nuestra formula:

if(empty(item()['FechaComienzo']),null,addDays('1899-12-30',int(item()['FechaComienzo']),'yyyy-MM-dd'))
if(empty(item()['FechaFinal']),null,addDays('1899-12-30',int(item()['FechaFinal']),'yyyy-MM-dd'))

Copia la expresión y cambia lo resaltado en amarillo por el nombre de tu columna excel, luego cópialo en Power automate en la columna fecha en el apartado de Expresiones.

Lo que hace cualquiera de la expresiones que son idénticas, si contiene alguna fecha la columna de excel hace un calculo de añadir días a esa fecha con el numero que te devuelve excel y te resuelve la misma fecha que tienes en excel. Si quieres entenderlo con mas detalles te lo explico con mas detalles en el video de abajo.

Ya solo queda lanzar el flujo y probarlo.

Tareas de microsoft planner
Tareas migradas de excel

Video Tutorial Importar tareas de excel a Microsoft Planner

Paso a paso importar excel a microsoft Planner.

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